在鐵路貨運(yùn)事故發(fā)生后，及時(shí)的記錄編制和調(diào)查有助于查明事故原因，劃分事故責(zé)任，并且及時(shí)的對(duì)事故進(jìn)行相應(yīng)的正確處理。
《鐵路貨運(yùn)事故處理辦法》第三章　記錄編制及調(diào)查
第1條　貨運(yùn)記錄（《貨規(guī)》格式十）和普通記錄（《貨規(guī)》格式十一）分為帶號(hào)碼與不帶號(hào)碼兩種。
帶號(hào)碼的貨運(yùn)記錄每組一式三頁，第一頁為編制站存查頁，第二頁為調(diào)查頁，第三頁為貨主頁。帶號(hào)碼的普通記錄每組一式兩頁，第一頁為編制單位存查頁，第二頁為證明頁，交給接方（包括收貨人）。貨運(yùn)記錄和 普通記錄號(hào)碼均由鐵路局或分局編印掌握。不帶號(hào)碼的貨運(yùn)記錄和普通記錄只限作抄件或貨運(yùn)員發(fā)現(xiàn)事故時(shí)報(bào)告用。
貨運(yùn)記錄和普通記錄用紙均應(yīng)建立請(qǐng)領(lǐng)、發(fā)放、使用制度。
第2條　遇有下列情況之一，須在發(fā)現(xiàn)當(dāng)日按批（車）編制貨運(yùn)記錄：
1.發(fā)生本規(guī)則第五條、第七條和《鐵路貨物運(yùn)輸管理規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱《管規(guī)》）、《鐵路貨物運(yùn)輸規(guī)程》（以下簡(jiǎn)稱《貨規(guī)》）及其引伸規(guī)則辦法中所規(guī)定需要編制的情況時(shí)；
2.卸車發(fā)現(xiàn)施封鎖站名或號(hào)碼與運(yùn)輸票據(jù)或封套記載不一致時(shí)；
3.集裝箱封印失效、丟失或封印站名、號(hào)碼與票據(jù)記載不一致，集裝箱箱體損壞發(fā)生貨物損失時(shí)；
4.貨車裝載清單上有記載，或記載被劃掉未加蓋帶有單位名稱的人名章，而實(shí)際無票據(jù)無貨物時(shí)；
5.貨物運(yùn)單、貨票上記載的貨物重量、件數(shù)、價(jià)格發(fā)生涂改，未按規(guī)定加蓋戳記時(shí)；
6.集裝貨件外部狀態(tài)損壞，貨件散落時(shí)；
7.托運(yùn)人組織裝車、承運(yùn)人組織卸車或換裝，發(fā)生貨物損失時(shí)；
8.托運(yùn)人自備篷布發(fā)生丟失時(shí)；
9.一批貨物中的部分貨件補(bǔ)送或事故貨物回送時(shí)；
10.發(fā)生無票據(jù)、無標(biāo)記的貨物和公安機(jī)關(guān)查獲鐵路運(yùn)輸中被盜貨物移交車站時(shí)，以及沿途拾得的鐵路運(yùn)輸貨物交給車站處理時(shí)。
第3條　編制貨運(yùn)記錄要如實(shí)記載事故貨物及有關(guān)方面的當(dāng)時(shí)現(xiàn)狀，不得在記錄中作事故責(zé)任的結(jié)論。
貨運(yùn)記錄各欄應(yīng)逐項(xiàng)填記。事故詳細(xì)情況欄應(yīng)記明貨車車體、門窗、施封或篷布的情況，貨物包裝及裝載狀態(tài)，事故貨件裝載位置，損失程度等。具體編制方法按本規(guī)則附件一辦理。
車站必須按統(tǒng)一順號(hào)連續(xù)使用貨運(yùn)記錄用紙，并按編制日期和號(hào)碼順序登入“貨運(yùn)事故（記錄、調(diào)查、賠償）登記簿”（格式二）內(nèi)。
第4條　遇有下列情況之一，須在當(dāng)日按批（車）編制普通記錄：
1.發(fā)生《管規(guī)》規(guī)定需要編制的情況時(shí)；
2.事故涉及車輛技術(shù)狀態(tài)時(shí)；
3.貨車發(fā)生換裝整理時(shí)；
4.托運(yùn)人組織裝車，收貨人組織卸車，貨車施封良好，篷布苫蓋和敞車、平車、砂石車貨物裝載外觀無異狀，收貨人提出貨物有損失，要求車站證明交接現(xiàn)狀時(shí)；
5.信箱運(yùn)輸?shù)呢浳铮潴w完整、施封良好，貨物發(fā)生損壞時(shí)；
6.依據(jù)其他有關(guān)規(guī)定，需要證明時(shí)。
第5條　編制普通記錄要如實(shí)記載有關(guān)情況。具體編制方法按本規(guī)則附件一辦理。
第6條　無運(yùn)轉(zhuǎn)車長(zhǎng)值乘的列車，接方進(jìn)行貨運(yùn)檢查發(fā)現(xiàn)問題后，按規(guī)定拍發(fā)的電報(bào)應(yīng)作為有車長(zhǎng)值乘時(shí)交方出具的普通記錄。
第7條　編制貨運(yùn)記錄和普通記錄須加蓋站名公章或貨運(yùn)事故處理專用章，并由參加檢查貨物（車）的有關(guān)人員簽字或蓋章，同時(shí)注明其所屬單位全稱。記錄有涂改時(shí)，在涂改處須加蓋編制人員的名章。
第8條　發(fā)站編制的貨運(yùn)記錄，由發(fā)站負(fù)責(zé)處理，如確實(shí)無法聯(lián)系托運(yùn)人時(shí)，可說明理由將貨主頁隨同運(yùn)輸票據(jù)送到站處理。
第9條　中途站編制的貨運(yùn)記錄按下列規(guī)定處理：
1.自站責(zé)任的記錄調(diào)查頁留站存查，貨主頁隨同運(yùn)輸票據(jù)或貨物送到站處理。
2.他站責(zé)任的記錄應(yīng)自編制記錄之日起3日內(nèi)將調(diào)查頁連同有關(guān)材料送責(zé)任站調(diào)查，貨主頁隨同運(yùn)輸票據(jù)或貨物送到站處理。
一批貨物中部分貨件發(fā)生事故時(shí)，須拴掛“事故貨物標(biāo)簽”（格式一）繼運(yùn)到站。損壞的貨件繼運(yùn)到站前應(yīng)整修包裝。
3.發(fā)生火災(zāi)、整車貨物變質(zhì)、活動(dòng)物死亡，調(diào)查頁分別按本條第1、2項(xiàng)處理。事故能在發(fā)現(xiàn)站（分局、鐵路局）處理的，貨主頁留發(fā)現(xiàn)站（分局、鐵 路局）處理；事故不能在發(fā)現(xiàn)站（分局、鐵路局）處理的，貨主頁隨同運(yùn)輸票據(jù)送到站處理，但發(fā)現(xiàn)站（分局、鐵路局）負(fù)責(zé)明確原因和損失程度。
第10條　到站編制的貨運(yùn)記錄（包括附有發(fā)站和中途站編制的貨運(yùn)記錄）按下列規(guī)定處理：
1.自站責(zé)任的記錄，調(diào)查頁留站存查；他站責(zé)任的記錄，調(diào)查頁送責(zé)任站調(diào)查，貨主頁交收貨人。
2.遇附有發(fā)站或中途站編制的記錄，卸車時(shí)應(yīng)按照記錄記載的情況，認(rèn)真核對(duì)現(xiàn)貨：
（1）情況相符時(shí)，不再編制記錄，貨主頁交收貨人，另作抄件留存。
（2）情況不符時(shí)，應(yīng)重新編制記錄，調(diào)查頁送責(zé)任站調(diào)查，原記錄貨主頁留存。重新編制記錄的貨主頁交收貨人。
3.到站確認(rèn)貨物損失不足500元時(shí)，調(diào)查頁暫不送查，待賠償后連同“貨運(yùn)事故賠款通知書”（格式七）一并送查責(zé)任站。
4.貨物發(fā)生損壞或部分滅失需要鑒定時(shí)，按《貨規(guī)》第49條4款辦理（“事故貨物鑒定書”，見格式三）。鑒定后，將鑒定材料補(bǔ)送責(zé)任站。鑒定期限從編制記錄之日起，不應(yīng)超過30日，特殊情況除外。
5.貨運(yùn)記錄送查后，收貨人領(lǐng)取貨物時(shí)表示無意見，應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)站結(jié)案。
6.貨運(yùn)記錄送查后，件數(shù)不足的貨物補(bǔ)送齊全，在向收貨人補(bǔ)交時(shí)收回記錄貨主頁，并及時(shí)通知有關(guān)站結(jié)案。
第11條　送查的貨運(yùn)記錄，以“貨運(yùn)事故查復(fù)書”（格式四）在編制記錄之日起3日內(nèi)送責(zé)任站調(diào)查。
第12條　貨運(yùn)記錄送查時(shí)，按下列規(guī)定附送有關(guān)資料和實(shí)物：
1.使用施封環(huán)和鉛餅施封的貨車、集裝箱發(fā)生貨物被盜丟失，須附封??；
2.重新編制的記錄，須附他站原記錄抄件；
3.有站車交接記錄的，須附站車交接記錄抄件；
4.個(gè)人物品發(fā)生被盜、丟失事故，貨票未附物品清單時(shí)，須附經(jīng)過車站檢查的現(xiàn)有貨件數(shù)量和包裝特征的清單；
5.整零車裝載的貨物發(fā)生事故，需要以運(yùn)輸票據(jù)封套、裝載清單分析責(zé)任時(shí)，須附抄件或原件；
6.其他有關(guān)資料（可按規(guī)定后附），如車輛技術(shù)狀態(tài)檢查記錄、機(jī)車火星網(wǎng)檢查證明、“事故貨物鑒定書”以及事故貨件的現(xiàn)場(chǎng)照片等。
一輛貨車內(nèi)多批貨物發(fā)生事故時(shí)，上述資料可附于其中損失最嚴(yán)重的貨運(yùn)記錄內(nèi)，其余記錄應(yīng)在附件欄內(nèi)注明“封印及某某附件及附于第××號(hào)貨運(yùn)記錄內(nèi)送查某某站”。